Kennisbank · Dossier en leveranciers

Compliance begint bij de order. Niet bij de levering.

Een product moet aan de Europese regels voldoen op het moment dat je het in de handel brengt. Wat er in de doos zit, wat er op het etiket staat en welk bewijs erbij hoort, ligt dan al lang vast: bij de order. Wie pas bij levering naar de documenten kijkt, repareert achteraf wat vooraf goedkoper te regelen was.

Bijgewerkt op 13 oktober 2026 · leestijd 7 minuten · algemene informatie, geen juridisch advies

Het product ligt vast bij de order.

Voor de wet draait alles om het moment waarop je een product in de handel brengt. Dat is de eerste keer dat het in de EU op de markt wordt aangeboden, bijvoorbeeld als je het levert aan een winkel of verkoopt via je webshop. Op dat moment moet het voldoen aan de regels die dan gelden. De onderbouwing moet er dan ook liggen: een risicoanalyse en een technisch dossier, de verzameling documenten die laat zien dat het product voldoet. Bij producten met CE-markering hoort daar de EU-conformiteitsverklaring bij, waarin de fabrikant verklaart dat het product aan de Europese eisen voldoet.

Of dat lukt, wordt alleen veel eerder bepaald. In de order en de specificaties leg je vast welke materialen en onderdelen de fabriek gebruikt en welke adapter of accu erbij hoort. Ook wat er op het typeplaatje, het etiket en de verpakking komt en in welke talen de handleiding verschijnt, ligt daar vast. Daarna koopt de fabriek in, drukt ze het verpakkingsmateriaal en start de productie. Wat niet in de order staat, vult de fabriek zelf in.

Wie verantwoordelijk is bij je eigen merk.

Verkoop je een product onder je eigen merknaam, dan ben jij voor de wet de fabrikant, ook als een fabriek in Azië het maakt. Dat staat in de algemene productveiligheidsverordening, de GPSR (Verordening (EU) 2023/988), en in de Europese regels voor producten met CE-markering. De fabriek is in die situatie je leverancier. Jij brengt het product op de markt, dus jij moet kunnen laten zien dat het voldoet.

Daarnaast moet er voor vrijwel elk consumentenproduct een verantwoordelijke partij in de EU zijn. Haar naam en contactgegevens staan op het product, de verpakking of een begeleidend document. Die partij houdt de documenten beschikbaar voor de toezichthouder, meldt het als een product een risico vormt en werkt mee aan maatregelen. Dat regelen de GPSR en de markttoezichtverordening, Verordening (EU) 2019/1020. Is je merk in de EU gevestigd, dan ben je dat zelf.

De fabriek kent de materialen, onderdelen en toeleveranciers. Daarom levert de fabriek de onderbouwing aan, zoals testrapporten, een stuklijst (een overzicht van alle onderdelen en materialen) en verklaringen over de gebruikte stoffen. Jij beoordeelt of die onderbouwing past bij het product dat je verkoopt. Die rolverdeling volgt uit de wet en niet uit een contract: een afspraak met je fabriek verandert niet wie de toezichthouder aanspreekt.

Wat er misgaat als je pas bij levering kijkt.

Bij levering komen vaak dezelfde problemen boven. Het testrapport hoort bij een ander model of een andere variant. Het is gemaakt volgens een oudere versie van de norm, de technische standaard die beschrijft hoe je een product test. Of de fabriek heeft na de test een ander onderdeel gebruikt, zoals een andere adapter of een andere kunststof. Een rapport dat er professioneel uitziet, dekt dan niet het product dat in je magazijn staat.

Etiketten, verpakkingen en handleidingen zijn op dat moment al gedrukt. Op het product of de verpakking horen onder meer een type-, partij- of serienummer en de naam en contactgegevens van de fabrikant. Bij import komen de gegevens van de importeur erbij. Waarschuwingen en gebruiksinformatie staan in een taal die de consument in het land van verkoop goed begrijpt. Ontbreekt er iets, dan volgen nieuwe etiketten, stickers of ompakken.

Een product dat niet voldoet, mag je niet in de handel brengen totdat het wel voldoet. De partij blijft dan staan terwijl je wacht op een nieuwe test of nieuw drukwerk. Bij import kan de douane de vrijgave van een zending opschorten. Dat kan als documenten ontbreken of twijfel oproepen, of als markeringen en etiketten niet kloppen. Ook ontbrekende gegevens van de verantwoordelijke partij in de EU zijn een reden. En verkoop je online, dan toont je productpagina vanaf de eerste dag onder meer de gegevens van de fabrikant, het type van het product en de waarschuwingen.

Waarom vooraf goedkoper is dan achteraf.

Zolang je nog niet hebt besteld, kun je eisen stellen. De fabriek wil de order en neemt je eisen mee in de prijs en de planning. Een fout in een etiket of handleiding is in die fase een aangepast bestand. Een ander onderdeel is dan een andere inkoop, geen hertest van een product dat al klaar is. Na de laatste betaling ligt dat anders: een verzoek om een ontbrekend rapport heeft voor de fabriek dan minder haast.

Achteraf betaal je de reparatie zelf: een nieuwe test, uitsorteren, nieuwe etiketten, ompakken of in het uiterste geval vernietigen. Daar komt de verkoop bij die je in de tussentijd misloopt. Naast een eventuele boete kan je productpagina offline gaan of een zending bij de douane blijven staan. Ook kan een retailer je artikel weigeren. Is het product al verkocht, dan kan het zelfs om een terugroepactie gaan.

Andersom levert een dossier dat op tijd compleet is ook iets op. Je product gaat sneller in de verkoop. Vraagt een retailer of verkoopplatform om documenten, dan liggen ze klaar. En bij een volgende order weet je precies welk bewijs bij welk product hoort, zodat je scherper met je leverancier afspreekt wat hij aanlevert.

Compliance hoort bij de inkoop.

Dat maakt compliance een onderdeel van de inkoop, niet van de ontvangst van de goederen. Welke regels voor een product gelden, bepaalt welk bewijs de fabriek moet leveren en wat dat kost. Die vraag beantwoord je dus voordat je een prijs afspreekt, en de uitkomst komt in de order en de specificaties. Dat is wat compliance aan het begin van de order betekent.

Het werkt het best als die kennis in je eigen bedrijf zit, bij de mensen die inkopen en met fabrieken praten. Zij weten dan welke vragen ze stellen en herkennen een rapport dat niet bij het product past. Ook zien ze wanneer een antwoord van de fabriek niet genoeg is.

Waar begin je?

Welke regels voor jouw product gelden en welk bewijs je daarvoor bij je fabriek opvraagt, verschilt per product. Het gratis stappenplan zet in zes stappen op een rij hoe je van die eerste vraag naar een product komt dat je kunt onderbouwen. Wil je dat daarna uitwerken voor je eigen assortiment, dan is de Basistraining de volgende stap.

Bronnen: Verordening (EU) 2023/988 (GPSR), Verordening (EU) 2019/1020 over markttoezicht, Besluit nr. 768/2008/EG en de Blue Guide 2022 van de Europese Commissie (EUR-Lex). Stand van zaken op 13 oktober 2026.

Waar het vaak misgaat.

"De fabriek heeft een CE-certificaat, dus het zit goed."

Een certificaat dat een testbureau op verzoek van de fabriek afgeeft, is meestal geen wettelijk document. Wat telt, is of de onderliggende testrapporten bij jouw product passen en of jij als fabrikant je dossier rond hebt. Alleen bij bepaalde producten is een certificaat van een aangemelde instantie verplicht: een keuringsinstelling die de EU daarvoor heeft erkend.

"Het sample was goed, dus de productie ook."

Een goedgekeurd sample zegt iets over dat ene exemplaar. Tussen sample en productie kan een fabriek van onderdeel of materiaal wisselen. Leg daarom bij de order vast dat wijzigingen eerst bij jou worden gemeld.

"De documenten vragen we op als de goederen onderweg zijn."

Dan zijn het product, de etiketten en de verpakking al gemaakt. Elk document dat niet klopt, kost dan een nieuwe test, nieuw drukwerk of vertraging. Je eisen deel je voordat je bestelt.

"De fabriek is verantwoordelijk, wij verkopen alleen."

Staat jouw merk op het product, dan ben jij de fabrikant en is de fabriek je leverancier. Een contract met de fabriek verschuift die verantwoordelijkheid niet. Het regelt alleen wat jullie onderling afspreken, bijvoorbeeld over het aanleveren van documenten en de kosten als er iets misgaat.

De productscan wordt geladen.

Zo ga je verder

Begin hier, en bouw verder.

Het templatepakket is de eerste stap. Daarna volg je de training, met tegelijk advies over wat er op jouw producten geldt. Testrapporten en artwork laten beoordelen is de laatste stap, op verzoek en op uurbasis.

Stap 1: zelf opzetten